Роль совещаний в бизнесе

Чтобы развиваться и процветать, организация не может состоять из одного начальника. Если ваши планы обширны и предполагают многостороннюю деятельность, вам точно не обойтись без сотрудников. Для начинающего предпринимателя его дело, его фирма имеют такое же значение, как единственный ребенок для заботливого родителя. Страх за свое детище заставляет руководителя брать на себя максимальную ответственность. Создается диктатура, где один человек контролирует абсолютно все. Однако как бы ни был талантлив и силен создатель фирмы, по мере роста своего бизнеса ему нужно научиться выполнять функции тренера команды, а не командира батальона солдат.

Для того чтобы достичь наибольшего успеха, необходимо, чтобы ваша энергия не просто передавалась другим членам организации. Очень важно воспитать своих сотрудников так, чтобы они приняли часть вашей ноши на себя, то есть поделиться с ними своей ответственностью.

Признание своих работников партнерами по бизнесу не означает отсутствие субординации — без разграничения профессиональных полномочий не обойтись. Но исследования показывают, что служащие больше всего ценят не просто интересную работу, а признание руководителем их заслуг и собственное участие в делах организации.

Они хотят принимать участие в формировании будущего компании, знать, что вы действительно заинтересованы в их деятельности, что вы готовы с ними советоваться. Для некоторых работников уважительное к ним отношение бывает важнее высоких заработков. Конечно, это не означает, что они будут готовы работать даром, но они всегда с пониманием отнесутся к некоторым финансовым трудностям, которые порой испытывает фирма.

В нашем сложном мире нет простых ответов на вопросы, которые ежедневно возникают. Судьба постоянно предлагает нам ситуации, в которых необходимо принять единственно верное решение. Но большинство наших проблем возникает либо из-за нехватки информации, либо из-за нежелания обратиться за помощью.

Однако рано или поздно, но вы поймете, что помощь вашего коллектива вам просто необходима, а значит, вам не обойтись без совещаний, каким бы противником подобного времяпрепровождения вы не были.

В книге Артура Блоха «Закон Мерфи» есть закон Оулда и Кана, суть которого в том, что «эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени». Согласитесь, в этой шутливой формулировке есть немалая доля истины. Но как же тогда быть с другой народной мудростью — «Ум хорошо, а два — лучше»?

Видимо, примирить эти две истины может только умелое проведение деловых контактов, когда вы встречаетесь с людьми не для того, чтобы демонстрировать им свое высокое служебное положение. И не для того, чтобы навязать свою точку зрения, а чтобы получить реальную помощь. Но как не погрязнуть в заседаниях, уж если нельзя без них обойтись?

Есть несколько простых правил, придерживаясь которых, можно попытаться сохранить баланс между авторитарным руководством и так хорошо знакомой нам по годам застоя коллективной безответственностью, когда лучшие идеи забалтывались — «уходили в свисток».

Основное правило проведения совещаний: чем меньше, тем лучше. Это касается и числа совещаний, и количества его участников. Главная цель любого совещания — конкретная польза. К полезным совещаниям можно отнести еженедельное совещание служащих.

Его цель — обмен информацией. Проводится такое совещание для заведующих всех отделов и отделений в одно и то же время, в одном и том же месте, как теленовости. Начинается строго в назначенное время вне зависимости от того, кто отсутствует. Не допускаются никакие посторонние. Никаких предварительных уведомлений, никакого клейма позора за отсутствие.

Совещание идет «по кругу»: каждый информирует коллег о положении дел, проблемах и перспективах. Некоторым из присутствующих иногда имеет смысл сказать: «Я пас». Заканчивается совещание в точно установленное время (или раньше).

Периодически руководителю стоит интересоваться — есть ли необходимость в еженедельном совещании.

Другой вид полезных совещаний: совещание по проблеме.

Их не следует проводить слишком часто. Достаточно один раз в квартал, после того как компания встанет на ноги. Подобное совещание созывает хороший управляющий, с нюхом на важную проблему или возможность.

Известно, что любая идея, прежде чем станет реальностью, должна перевариться. Необходимо, не просто собрать как можно больше информации, чтобы более полно оценить сложность задачи, но и вовлечь всех сотрудников в процесс решения проблемы. Совещание, посвященное одной проблеме, должно проводиться в несколько этапов.

После первого этапа обычно некоторые — «против», некоторые — «за», а все остальные считают время потерянным. В этом случае руководителю стоит подобрать надежного человека, явно принявшего идею, и в пару ему заместителя бухгалтера. Через неделю они приглашаются с устным отчетом. После чего проводится второй этап совещания — слушаются доводы «за».

После этого второго совещания либо идея приобретает новых сторонников (и тогда команда из двух энтузиастов разрабатывает к концу следующей недели план претворения ее в жизнь), либо руководитель извиняется перед собравшимися за потерю времени.

Любой человек, занимающийся бизнесом, знает, какая это сложная штука — заставить своих служащих работать в духе, хотя бы отдаленно напоминающем согласие. Но если ваши сотрудники будут иметь доступ к информации о делах фирмы, будут знать, что они делают все, от них зависящее, если они будут уверены, что их уважают — с ними советуются, их мнения учитывают, вы как руководитель всегда сможете на них положиться. А это уже серьезно, потому что без надежной опоры невозможно движение вперед.